Eiendomsservice med full kontroll — fra henvendelse til faktura
Hvert serviceoppdrag hos ITTU går gjennom ett og samme system: henvendelsen får et saksnummer, oppdraget går til en navngitt tekniker, arbeidstid og innhold registreres på stedet, og ved månedsslutt får kunden en rapport som viser alt som er utført. Fakturaen bygger på disse registreringene, ikke på anslag.
Én prosess for alle serviceoppdrag
Henvendelse
Saksnummer, status, ansvarlig.
Oppdrag
Navngitt tekniker, eiendom, frist.
Arbeid på stedet
Tid registrert på stedet, bilder, materialer.
Servicerapport
Vedlikehold eller reparasjon dokumentert.
Månedsrapport
Alt utført arbeid, fordelt på eiendommer.
Faktura
Hver linje kan spores tilbake til henvendelsen.
Hva kunden får ut av det
Eier og forvalter har en oversiktlig teknisk historikk for bygget — også etter mange år. Dette er grunnlaget i serviceavtalen vår, ikke en tilleggstjeneste.
Hvert oppdrag registreres på eiendommen
Utrykning, vedlikehold eller reparasjon — hva som er gjort, når og hvor lang tid det tok. Ingenting ligger bare «i hodet på noen».
Månedsrapport med alt utført arbeid
Dere får en rapport med arbeidsliste, ikke en faktura uten forklaring.
Vedlikehold planlagt, ikke glemt
Vedlikeholdsplanen settes opp på forhånd, og utførelsen dokumenteres.
Henvendelse med saksnummer og status
Feil meldes inn på ett sted — dere ser hva som skjer med saken.
EIENDOMSSERVICENytt oppdrag.
Arbeidet er i gang.
Vedlikehold og funksjonskontroll
Utført.
Dokumentert.
Filtre rengjort.
Henvendelse med saksnummer og status
Feil, vedlikehold eller tilleggsarbeid meldes inn på ett sted — på telefon, e-post eller via serviceskjemaet. Henvendelsen får et saksnummer og en status, så dere kan alltid spørre hva som skjer med den og hvem som har ansvaret.
Oppdrag til en navngitt tekniker
Henvendelsen blir et arbeidsoppdrag for en navngitt tekniker, med eiendom, adresse og frist. Rekkefølge og prioritet bestemmes av servicelederen, slik at planlagt vedlikehold ikke blir utsatt på grunn av utrykninger.
Arbeidstid registrert på stedet
Teknikeren starter og avslutter oppdraget på stedet — tiden som kommer inn i rapporten, er faktisk arbeidstid på eiendommen, ikke en tabell fylt ut i etterkant. Kunden får timer som kan kontrolleres mot henvendelsen og arbeidsbeskrivelsen.
Innhold, materialer og bilder
På hvert oppdrag registreres hva som er gjort, hvilke materialer og reservedeler som er brukt, og bilder før og etter arbeidet. Mangler som avdekkes, men som ligger utenfor oppdraget, noteres som anbefalinger for videre arbeid.
Vedlikeholdsplan og servicerapporter
Hvert anlegg og hver enhet har en vedlikeholdsplan med intervaller fastsatt i serviceavtalen. Utført vedlikehold dokumenteres i servicerapporter, og kommende vedlikehold er synlig på forhånd — ingenting avhenger av at noen husker det.
Månedlig arbeidsrapport og faktura med dokumentert grunnlag
Ved månedsslutt utarbeides den månedlige arbeidsrapporten for godkjenning, basert på registreringene i systemet: arbeidsliste per eiendom, datoer, timer, materialer. Fakturaen bygger på den godkjente rapporten, så hver fakturalinje kan spores tilbake til en konkret henvendelse.
Eiendommens tekniske historikk og rapporter
Alt arbeid lagres på eiendommen — også etter mange år ser dere hva som er gjort, når og hvorfor. Etter avtale får kunden rapporter for en eiendom eller en gruppe eiendommer: antall utrykninger, gjentatte feil, gjennomført vedlikehold, kostnader per anlegg.
Registrering av kuldemedier (F-gasser)
For kjøle- og klimaanlegg som inneholder fluorholdige klimagasser, registrerer vi mengde kuldemedium, lekkasjekontroller og etterfyllinger. Til anleggseieren utarbeider vi dataene som kreves for den lovpålagte årsrapporteringen.
Budsjettkontroll for større arbeid
Utfører vi en større reparasjon eller ombygging innenfor serviceavtalen, har den et avtalt kostnadsoverslag som faktiske timer og materialer føres mot i systemet. Avvik varsler vi om før de blir en overraskelse på fakturaen.
Ofte stilte spørsmål
Systemet brukes daglig på eiendommene ITTU har serviceavtale for; formatet på kundens rapporter avtales i kontrakten.
Relaterte sider: teknisk vedlikehold, komplett eiendomsservice, serviceskjema.
Kan kunden se direkte inn i systemet?
Systemet er ITTUs interne arbeidsverktøy. Kunden får resultatene fra det — saksnummer og status, månedsrapport, servicerapporter og oversikter. Dersom tilbudet omfatter kundetilgang, forklarer vi mulighetene separat.
Hvordan dokumenteres arbeidstiden?
Teknikeren starter og avslutter oppdraget på eiendommen, og denne tiden går inn i månedsrapporten sammen med arbeidsbeskrivelsen. På forespørsel kan tiden sammenholdes med henvendelsen og registreringene på oppdraget.
Fungerer systemet også for én enkelt eiendom?
Ja. Rutinene er de samme for én butikk og for en portefølje med flere bygg; det er bare omfanget av rapporteringen som varierer.
Kan dere overta en eksisterende utstyrsliste?
Ja. Send eksisterende utstyrsliste eller vedlikeholdsspesifikasjon — vi registrerer utstyret i systemet og setter opp vedlikeholdsplanen.
Fortell oss hva eiendommen trenger
Ferdige tegninger, planlagt ombygging eller et spørsmål om eksisterende anlegg — start gjerne med den informasjonen dere har i dag.
Dere kan legge ved tegninger, bilder eller en utstyrsliste. Obligatoriske felt er merket med *.
Åpne hele forespørselsskjemaetTakk. Forespørselen er mottatt.
Referansenummeret er —. Vi tar kontakt via kontaktopplysningene dere har oppgitt.
En bekreftelse er sendt til e-postadressen dere oppga, dersom e-post er oppgitt. Bekreftelsen betyr ikke at en befaring er avtalt.