Kiinteistöpalvelu täydessä hallinnassa — palvelupyynnöstä laskuun
Jokainen ittun huoltotyö kulkee yhden seurantajärjestelmän läpi: palvelupyyntö saa numeron, työ ohjataan nimetylle asentajalle, työaika ja sisältö kirjataan kohteessa, ja kuun lopussa tilaaja saa raportin, josta näkyy kaikki tehty työ. Lasku perustuu näihin kirjauksiin, ei arvioihin.
Yksi prosessi kaikille huoltotöille
Pyyntö
Numero, tila, vastuuhenkilö.
Työ
Nimetty asentaja, kohde, määräaika.
Työ kohteessa
Kohteessa kirjattu aika, valokuvat, materiaalit.
Huoltoraportti
Huolto tai korjaus dokumentoitu.
Kuukausiraportti
Kaikki tehty työ kohteittain.
Lasku
Jokainen rivi jäljitettävissä pyyntöön.
Mitä tilaaja saa
Omistajalla ja isännöitsijällä on selkeä tekninen historia rakennuksesta — myös vuosien päästä. Se on huoltosopimuksemme perusta, ei lisäpalvelu.
Jokainen työ kirjataan kohteelle
Päivystyskäynti, huolto tai korjaus — mitä tehtiin, milloin ja kuinka kauan. Mitään ei jätetä muistin varaan.
Kuukausiraportti kaikesta tehdystä
Saatte raportin, jossa työt on lueteltu — ei laskua ilman selitystä.
Huollot suunniteltu, ei unohdettu
Huolto-ohjelma suunnitellaan etukäteen, ja jokainen käynti dokumentoidaan.
Pyyntö, jolla on numero ja tila
Ilmoittakaa vika yhdessä paikassa — ja seuratkaa, miten se etenee.
KIINTEISTÖPALVELUTUusi työ.
Työ käynnissä.
Huolto ja toiminnan tarkastus
Valmis.
Dokumentoitu.
Suodattimet puhdistettu.
Palvelupyyntö, jolla on numero ja tila
Vika, huoltokäynti tai lisätyö ilmoitetaan yhteen paikkaan — puhelimitse, sähköpostitse tai palvelupyyntölomakkeella. Pyyntö saa numeron ja tilan, joten voitte aina kysyä, mitä sille tapahtuu ja kuka siitä vastaa.
Työ nimetylle asentajalle
Palvelupyynnöstä tulee nimetyn asentajan työ, jossa on kohde, osoite ja määräaika. Töiden järjestyksen ja kiireellisyyden määrittää huoltopäällikkö, joten hälytyskäynnit eivät syrjäytä suunniteltua huoltoa.
Työaika kirjataan kohteessa
Asentaja aloittaa ja päättää työn kohteessa — raporttiin tuleva aika on todellinen työaika kohteessa, ei jälkikäteen täytetty tuntilista. Tilaaja saa tunnit, jotka voi tarkistaa palvelupyyntöä ja työn kuvausta vasten.
Työn sisältö, materiaalit ja valokuvat
Jokaisesta työstä kirjaamme, mitä tehtiin ja mitä materiaaleja ja varaosia käytettiin, ja liitämme mukaan valokuvat ennen ja jälkeen. Työn ulkopuolella havaitut viat kirjataan suosituksiksi tulevia töitä varten.
Suunnitellun huollon aikataulu ja huoltoraportit
Jokaisella järjestelmällä ja laitteella on huoltoaikataulu palvelusopimuksessa määritellyllä tiheydellä. Tehty huolto dokumentoidaan huoltoraportteihin, ja tulevat huollot näkyvät etukäteen — mikään ei ole muistin varassa.
Kuukausittainen työraportti ja kirjauksiin perustuva lasku
Kuun lopussa työraportti laaditaan hyväksyttäväksi järjestelmän kirjauksista: työt kohteittain päivämäärineen, tunteineen ja materiaaleineen. Lasku perustuu hyväksyttyyn raporttiin, joten jokainen laskurivi on jäljitettävissä tiettyyn palvelupyyntöön.
Kohteen tekninen historia ja raportointi
Kaikki työt tallennetaan kohteen tietoihin — vuosienkin päästä näette, mitä tehtiin, milloin ja miksi. Sopimuksen mukaan tilaaja saa raportit kohteesta tai kohderyhmästä: hälytyskäyntien määrä, toistuvat viat, tehdyt huollot, kustannukset järjestelmittäin.
Kylmälaitteiden (F-kaasu) kirjanpito
Fluorattuja kasvihuonekaasuja sisältävistä jäähdytys- ja ilmastointilaitteista kirjaamme kylmäainetäytöksen, vuototarkastukset ja lisäykset. Valmistelemme tiedot, jotka laitteen haltija tarvitsee lakisääteiseen vuosiraporttiin.
Budjettiseuranta suuremmissa töissä
Jos teemme palvelusopimuksen puitteissa suuremman korjauksen tai muutostyön, sillä on sovittu kustannusarvio, jota vasten toteutuneita tunteja ja materiaaleja seurataan järjestelmässä. Ilmoitamme poikkeamista ennen kuin ne tulevat yllätyksenä laskulle.
Usein kysytyt kysymykset
Järjestelmä on päivittäisessä käytössä ittun huoltokohteissa; tilaajan raportointimuoto sovitaan sopimuksessa.
Aiheeseen liittyvät sivut: tekninen ylläpito, kokonaisvaltainen kiinteistöpalvelu, palvelupyyntö.
Näkeekö tilaaja järjestelmän suoraan?
Järjestelmä on ittun sisäinen työkalu. Tilaaja saa sen tuotokset — palvelupyynnön numeron ja tilan, kuukausiraportin, huoltoraportit ja yhteenvedot. Jos tarjous sisältää tilaajan pääsyn järjestelmään, kerromme sen sisällöstä erikseen.
Miten työaika todennetaan?
Asentaja aloittaa ja päättää työn kohteessa, ja tämä aika siirtyy kuukausiraporttiin yhdessä työn kuvauksen kanssa. Pyynnöstä aika voidaan verrata palvelupyynnön ja työn kirjauksiin.
Toimiiko järjestelmä myös yhdelle kohteelle?
Kyllä. Seurantamenettely on sama yhdelle myymälälle ja koko kiinteistösalkulle; vain raportoinnin laajuus eroaa.
Voitteko ottaa käyttöön olemassa olevan laiteluettelon?
Kyllä. Lähettäkää meille nykyinen laiteluettelonne tai huolto-ohjelmanne — rekisteröimme laitteet järjestelmään ja laadimme huoltoaikataulun.
Kertokaa, mitä kohteenne tarvitsee
Valmis suunnitelma, suunniteltu muutostyö tai kysymys nykyisistä järjestelmistä — aloittakaa niillä tiedoilla, jotka teillä on käsillä.
Voitte liittää piirustuksia, valokuvia tai laiteluettelon. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä *.
Avaa koko tarjouspyyntölomakeKiitos. Pyyntönne on vastaanotettu.
Pyynnön viitenumero on —. Otamme yhteyttä antamienne yhteystietojen kautta.
Vahvistus on lähetetty antamaanne sähköpostiosoitteeseen, jos sellainen annettiin. Vahvistus ei vielä tarkoita, että kohdekäynnistä olisi sovittu.